Kto jest administratorem danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Auto Export Verzekering, Oude Boekeloseweg 33, 7553 DS Hengelo, Holandia, numer w rejestrze holenderskiej Izby Handlowej (KvK): 95291202, e-mail: info@autoexportverzekering.nl. Jesteśmy firmą eksportową uznaną przez RDW i wystawiamy tymczasowe ubezpieczenia eksportowe z białymi tablicami zjazdowymi dla pojazdów wywożonych z Holandii. Przetwarzamy dane zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) oraz prawem holenderskim.

Jakie dane przetwarzamy

Przetwarzamy wyłącznie dane potrzebne do wyceny, wystawienia ubezpieczenia, przygotowania tablic, wysyłki i rozliczenia. Są to w szczególności:

imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres oraz numer identyfikacji podatkowej, jeśli potrzebna jest faktura,
numer telefonu (w tym WhatsApp) i adres e-mail,
numer rejestracyjny pojazdu, rodzaj pojazdu i dane z dowodu rejestracyjnego, w tym numer VIN, a przy lekkiej przyczepie bez własnej rejestracji także numer rejestracyjny pojazdu ciągnącego i kraj jego rejestracji,
kraj docelowy i data rozpoczęcia ochrony ubezpieczeniowej,
dane z dokumentu tożsamości kupującego, gdy wymaga ich ubezpieczyciel do wystawienia polisy, a przy wyrejestrowaniu pojazdu na eksport dane z prawa jazdy, dowodu osobistego lub paszportu, czyli z dokumentu okazanego w biurze albo przesłanego jako kopia lub zdjęcie e-mailem bądź przez WhatsApp,
adres dostawy i dane osoby odbierającej przesyłkę, jeśli tablice wysyłamy kurierem,
treść korespondencji prowadzonej przez WhatsApp, e-mail lub formularz.

W jakim celu i na jakiej podstawie

Dane przetwarzamy w celu przygotowania wyceny, zawarcia i wykonania umowy o ubezpieczenie eksportowe z tablicami zjazdowymi, wystawienia zielonej karty, przygotowania i wysyłki tablic, wystawienia faktury oraz obsługi pytań i reklamacji, a jeśli zlecą nam to Państwo, także w celu wyrejestrowania pojazdu na eksport w RDW. Podstawą prawną jest wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem, a w zakresie faktur i dokumentacji ubezpieczeniowej także obowiązki prawne, które na nas ciążą.

Jeśli piszą Państwo do nas po polsku, treść wiadomości może zostać przetłumaczona za pomocą aplikacji do tłumaczenia, aby nasz zespół mógł ją zrozumieć i odpowiedzieć. Nie wykorzystujemy Państwa danych do marketingu bez zgody ani nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne.

Komu przekazujemy dane

Dane przekazujemy wyłącznie podmiotom, które są niezbędne do realizacji zamówienia:

ubezpieczycielom, z którymi współpracujemy, w zakresie potrzebnym do wystawienia polisy i zielonej karty,
firmie kurierskiej DHL, w zakresie imienia i nazwiska, adresu dostawy i numeru telefonu, gdy tablice wysyłamy kurierem,
dostawcy poczty e-mail i narzędzi komunikacyjnych, z których korzystamy do obsługi korespondencji,
holenderskiemu urzędowi RDW, gdy na Państwa zlecenie wyrejestrowujemy pojazd na eksport: przekazujemy mu wtedy niezbędne dane osobowe i dane pojazdu w celu wykonania umowy,
innym organom publicznym, gdy wymaga tego prawo.

Przekazywanie poza EOG

Co do zasady dane pozostają w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli dostawca usługi komunikacyjnej, na przykład WhatsApp, przetwarza dane poza EOG, odbywa się to na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO, stosowanych przez tego dostawcę.

Jak długo przechowujemy dane

Dane przechowujemy tak długo, jak jest to potrzebne do wykonania umowy i obsługi ewentualnych roszczeń, a następnie przez okres wynikający z obowiązków prawnych, w szczególności przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych dotyczących przechowywania faktur i dokumentacji polis. Po upływie tych okresów dane usuwamy lub anonimizujemy. Korespondencję, która nie prowadzi do zamówienia, usuwamy po rozsądnym czasie od zakończenia kontaktu.

Państwa prawa

Na podstawie RODO przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania w zakresie, w jakim pozwala na to prawo. Jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, mogą ją Państwo wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem.

Aby skorzystać z tych praw, wystarczy wiadomość na info@autoexportverzekering.nl lub przez WhatsApp. Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości, aby nie udostępnić danych osobie nieuprawnionej. Mają Państwo także prawo wnieść skargę do organu nadzorczego: w Holandii jest to Autoriteit Persoonsgegevens, a w Polsce Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Pliki cookie i bezpieczeństwo

Nasza strona nie używa śledzących plików cookie ani narzędzi do profilowania. Dostęp do danych w naszej firmie mają wyłącznie osoby, które potrzebują ich do obsługi zamówienia, a dane przechowujemy w sposób zabezpieczony przed dostępem osób nieuprawnionych. W razie pytań dotyczących ochrony danych prosimy o kontakt pod adresem info@autoexportverzekering.nl.

Zgłoszenia online

Dane formularza są przekazywane przez serwer za pośrednictwem Discord: imię i nazwisko, adres, dane kontaktowe, numer rejestracyjny, VIN, marka i model, okres ubezpieczenia i ewentualny adres dostawy. W celu obsługi i bezpieczeństwa przekazujemy również adres IP widziany przez serwer, user-agent, wynikający z niego typ urządzenia, język przeglądarki i stronę odsyłającą. Usuwamy parametry zapytań i fragmenty URL. Dane przeglądarki mogą być niepełne lub błędne; nie służą identyfikacji ani śledzeniu. Do RDW Open Data wysyłany jest tylko numer rejestracyjny; VIN i dane właściciela nie są tam publiczne. Nie przesyłaj dokumentów przez formularz. Dane służą obsłudze zgłoszenia i bezpieczeństwu, nie marketingowi. Dostęp do wiadomości należy ograniczyć do upoważnionego personelu; powyższe okresy przechowywania i prawa dotyczą także Discord.

Polityka prywatności: ochrona danych osobowych w Auto Export Verzekering